Authentification des documents sur Attestation Légale : comment ça marche ?

Avant toute inscription sur Attestation Légale, l’adhésion d’un sous-traitant passe d’abord par notre service « qualité ». Avec un pôle dédié exclusivement à l’authentification des documents comprenant 16 employés, Attestation Légale apporte une véritable valeur ajoutée dans ce domaine. En optant pour Attestation Légale, l’entreprise fait le choix de rejoindre un réseau de confiance où la sécurité est renforcée.

Comment se passe l’authentification des documents ?

Il existe deux services dédiés à l’authentification des documents chez Attestation Légale : le service production puis le service qualité. Le service production a une tâche principale : authentifier les documents qui ont été déposés par les entreprises. En fonction du type de document, nos équipes certifient ou non le document grâce à un cahier des charges établi spécifiquement pour le document en question. Chaque document a donc son cahier des charges qui lui est propre.

Lorsqu’un cas particulier est reçu il est transmis aux équipes du service qualité qui se tournent alors vers les organismes compétents pour comprendre le litige, authentifier mais aussi mettre à jour les cahiers des charges en cas d’une nouvelle loi par exemple.

 « A travers nos contacts réguliers avec les organismes, nous restons en veille continue par rapport à la législation qui évolue pour modifier nos cahiers des charges puisque ces lois peuvent avoir un impact sur les documents demandés », explique Mathilde, gestionnaire administrative.

Combien de temps par document ?

Dans certains cas, un document peut donc passer sous différents regards et demander plus de temps que prévu.

« On peut passer de 30 secondes à 10 minutes selon le document. Une attestation de vigilance par exemple peut prendre beaucoup de temps. On a des repères qui nous permettent d’identifier les faux. Parfois un document est modifié à la main ou la police va être différente. Ça peut aussi être un code ou un numéro de série qui diffère mais en fonction de chaque document on a toujours le moyen de juger si le document est un faux. En cas de doute, on peut aussi demander à un collègue de vérifier une date ou une typo. On apprend à être très tatillons. Dès qu’on a la moindre méfiance on passe un coup de téléphone à l’organisme concerné pour vérifier auprès d’eux », détaille Mathilde.

Il y a parfois des fausses attestations qui ressemblent à s’y méprendre à des vraies mais il y a toujours un détail, une typographie, un chiffre ou une date qui va varier. A force de traiter des documents au quotidien, nos équipes savent exactement par quel chiffre commence tel ou tel numéro d’attestation par exemple. Une expérience et une vigilance qui font figure de solides garanties pour notre réseau.

Quels avantages ?

En début d’année, nos équipes ont ainsi pu déceler une dizaine de faux, notamment lors du renouvellement des attestations. En confiant ses documents à Attestation Légale, chaque entreprise valorise son image avec des documents vérifiés et authentifiés par nos soins. Avec notre procédure de validation, Attestation Légale agit comme tiers de confiance pour légaliser vos documents.

Avec un service dédié à l’authentification des documents, Attestation Légale propose une véritable valeur ajoutée par rapport à un travail que pourrait effectuer des robots. Alors qu’un robot va uniquement analyser un certain nombre de champs pour lequel il a été programmé, l’œil humain, lui, permet d’aller bien plus loin en détectant chaque petite incohérence. Et ce en s’appuyant notamment sur ce qui le différenciera toujours de la robotisation : l’instinct.