Tout savoir sur notre système de relances documentaires
Depuis toujours, notre priorité chez Attestation Légale est de garantir à nos adhérents des dossiers administratifs toujours complets et à jour. Pour atteindre un taux moyen de 90% de documents à jour sur la plateforme tout au long de l’année, nous avons mis en place un système de relances de documents très précis et performant.
Relances téléphoniques, alertes préventives, relances documentaires spécifiques, mandat de collecte… Faisons le point !
Le pôle Sérénité : un service dédié à la relance documentaire
En créant un pôle dédié au sein du service Qualité-Production d’Attestation Légale, nous souhaitions mettre en avant l’une des activités phares de notre métier : la relance documentaire. Le pôle Sérénité est né avec pour mission de prendre en charge les relances de documents des fournisseurs et sous-traitants présents sur notre plateforme.
L’objectif est de pouvoir offrir à nos adhérents, et ce même en période de forte activité d’expiration de documents, un taux de 90% de documents à jour sur la plateforme.
Afin d’améliorer l’expérience de nos clients et gagner en efficacité, nous avons segmenté notre système de relance en fonction des types de relances et de leur importance.
Les différents types de relances documentaires
Pour apporter toujours plus de sérénité à nos clients, nous avons mis en place différents types de relances :
- Les relances préventives et alertes par email
Un mois avant l’expiration d’un document dans son dossier administratif, le sous-traitant est informé par email, et à 3 reprises, de déposer un nouveau document à jour sur son espace personnel. Une fois le document arrivé à expiration, des alertes régulières sont envoyées par email tous les 5 jours jusqu’au dépôt d’un document valide.
- Les relances téléphoniques
Notre équipe se charge de contacter directement par téléphone certains fournisseurs et sous-traitants dont le dossier administratif est critique (documents manquants, invalides etc.). L’objectif est de les aider à déposer leurs documents dans leur dossier afin que leurs clients puissent les collecter en toute autonomie.
- Les Relances Documentaires Spécifiques (RDS)
Si malgré les 2 types de relances précédentes, des documents administratifs restent manquants, les donneurs d’ordres présents sur la plateforme peuvent déclencher une action auprès de leurs fournisseurs ou sous-traitants : la RDS.
Cette fonctionnalité de Relance Documentaire Spécifique peut être utilisée par nos adhérents pour prioriser la relance de certains documents obligatoires ou urgents (pour un démarrage de chantier par exemple). La demande de la part du client doit être contextualisée pour la rendre plus efficace. Nos équipes prennent ensuite contact avec l’entreprise par téléphone (2 appels) ou par e-mail (si pas de réponse par téléphone) et apportent au demandeur de la RDS une réponse précise sous 24 à 48h.
Notre système de relances n’a désormais plus de secret pour vous !
C’est grâce à ces différents types de relances que nous pouvons vous garantir un maximum de dossiers administratifs toujours complets et à jour.
Afin d’éviter les relances parfois intempestives et nombreuses, nous proposons à nos adhérents une option gratuite et incluse dans leur abonnement : le mandat de collecte.
Déléguez la mise à jour de vos documents, optez pour le mandat de collecte !
A chaque relance documentaire auprès de nos fournisseurs ou nos sous-traitants, nos équipes proposent de mettre en place un mandat de collecte.
Cette option gratuite et incluse dans tous les abonnements de nos adhérents leur permet de déléguer la collecte et la mise à jour de leurs documents administratifs. Grâce au mandat de collecte, nos équipes se chargent de récupérer, à leur place, les attestations et documents arrivant à expiration pour ensuite les mettre à disposition de tous leurs clients dans leur espace personnel.
Un gain de temps assuré pour les fournisseurs et pour les donneurs d’ordres !